Klant en opdracht vastleggen
De basis begint bij een klant, project of opdracht. Denk aan contactgegevens, uitvoerlocatie, omschrijving, gewenste planning en eventuele interne notities.
Een praktische workflow van aanvraag tot betaling.
De workflow is opgebouwd voor bedrijven die opdrachten plannen, buiten of op locatie uitvoeren, werkbonnen verwerken en daarna snel willen factureren zonder dezelfde informatie steeds opnieuw in te voeren.
Werk plannen
Opdrachten kunnen worden ingepland op datum, tijd en medewerker. De planning helpt om beschikbare capaciteit, status en uitvoeringsmomenten overzichtelijk te houden.
Uitvoering volgen
Tijdens de uitvoering kan de medewerker zien wat er gepland staat. Werkformulieren bundelen de uitgevoerde werkzaamheden, gebruikte materialen en opmerkingen.
Controle en verwerking
Na afronding worden uren, kosten en werkformulieren gecontroleerd. Alleen relevante en goedgekeurde informatie gaat door richting facturatie.
Factureren
Vanuit projecten, uren, kosten en werkformulieren kunnen factuurregels worden samengesteld. Concept, definitief, verzonden en betaald blijven inzichtelijk.
Inzicht houden
Rapportages tonen wat al is verwerkt, wat nog openstaat en waar nog actie nodig is. Daardoor blijft de administratie actueel.
Minder losse agenda’s en duidelijker zicht op wie wanneer waar wordt verwacht.
Minder handmatige overname van uren, kosten en uitgevoerde werkzaamheden.
Sneller van uitgevoerde opdracht naar correcte conceptfactuur.
Waarom deze volgorde belangrijk is
Veel administratieve vertraging ontstaat doordat dezelfde opdrachtinformatie op meerdere plekken opnieuw wordt ingevoerd. Door klant, project, planning, werkformulier, uren, kosten en factuurregels met elkaar te verbinden, blijft de administratie consistenter en beter controleerbaar.